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Description du poste
- Assurer le bon fonctionnement du secrétariat de Chef du Bureau en tenant de manière quotidienne son agenda, en organisant ses réunions et rendez-vous avec les autorités gouvernementales, les institutions, et en supervisant le travail préparé pour son visa/signature en vérifiant le contenu grammatical et les erreurs typographiques en veillant à la conformité avec les règles et procédures de l'UNESCO.
- Répondre aux appels téléphoniques entrants à la Représentation et les filtrer; préparer les réponses aux courriels, et autres courriers officiels en fournissant les réponses adéquates; tenir à jour un registre de réponses/actions et en informer le Chef du Bureau ou, si nécessaire, le personnel concerné.
- Organiser les dossiers de la Représentation en mettant en place un système de classement efficace des rapports, documents, lettres, plans de travail, projets de rapports, etc.
- Analyser le courrier entrant et le rediriger vers les personnes concernées; assurer le suivi pour l'information du Chef du Bureau, des différents plans d'actions validés à l'issue des réunions organisées par la Représentation.
- Coordonner le processus complet des missions du Chef du Bureau (préparation du planning des missions, soumission à la validation des demandes de voyage, clôture de la mission).
- Organiser les aspects administratifs et logistiques des réunions initiées par la Représentation et y prendre part, si exigé, pour la préparation des rapports.
- Assurer la liaison entre le Chef du Bureau et son personnel et communiquer de manière opportune avec le Siège de l'UNESCO sur le suivi des activités et les questions administratives pertinentes.
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Profil du poste
Formation
- Enseignement secondaire, technique ou professionnel complété dans le domaine du secrétariat, soutien administratif ou tout autre domaine connexe.
Expérience professionnelle
- Au moins (trois) 3 ans d'expérience professionnelle pertinente dans le domaine du secrétariat ou soutien administratif, ou domaines connexes.
Aptitudes & Compétences
- Compétences relationnelles : professionnalisme, et esprit d’équipe.
- Excellentes capacités rédactionnelles (aptitude à rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus avec un minimum de supervision).
- Sens élevé de la diplomatie, confidentialité, discrétion et intégrité professionnelle.
- Capacité de planification et de coordination et capacité démontrée à établir des priorités et à organiser son propre travail.
- Capacité à traiter efficacement et avec tact avec différents partenaires/institutions et autres parties prenantes à tous les niveaux dans un environnement multiculturel.
- Maîtrise des logiciels informatique standards MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams, etc.).
Langues
- Excellente connaissance (orale et écrite) du français et bonne connaissance (orale et écrite) de l'anglais.
QUALIFICATIEONS SOUHAITES
Formation
- Formation/certification spécialisée en secrétariat général, administration et/ou gestion de bureau, ou dans tout autre domaine connexe.
Expérience professionnelle
- Expérience professionnelle pertinente au sein du système des Nations Unies ou d'une organisation internationale.
Aptitudes & Compétences
- Connaissance du travail et du fonctionnement général des organisations internationales et/ou du système des Nations Unies.
Langues
- Connaissance d'une autre langue officielle de l'UNESCO (arabe, chinois, espagnol ou russe).
Dossiers de candidature
Candidat(e) ? Postulez ici : https://careers.unesco.org/job/Abidjan-Assistante-%28Secr%C3%A9tariat%29/793107502/
Secteurs d'activité
