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Assister l'Administrateur/trice Principal/e à travers les tâches suivantes:
- Suivi des contrats du personnel (renouvellement éventuel) et du planning prospectif des besoins en ressources humaines
- Aider à la préparation du plan annuel ou biannuel (incluant une budgétisation) des besoins en formation pour l'ensemble du personnel du bureau
- Enregistrer et assurer un suivi méticuleux de chaque avis de vacance de poste dans la plate-forme de recrutement SuccessFactors;
- Créer et modifier dans IRIS (extension, séparation, etc.) tous les contrats en faveur du personnel sous contrat SC (Service Contract), des stagiaires et des Volontaires UN
- Assister les membres du personnel et leurs dépendants dans les procédures d'obtention de visas, cartes spéciales, permis de conduire et tout autre document admininstratif exigible par le pays hôte
- Procéder à tous les arrangements administratifs requis (incluant les procédures douanières) pour l'expédition, la réception des effets du personnel international en fonction, à l'arrivée comme au départ
Logistique & Administration
Assurer le suivi de la bonne mise en oeuvre des différents contrats liés à la maintenance et la sécurité du bureau (gardiennage, nettoyage, vidéosurveillance, etc.) et la gestion des stocks (carburant, fournitures de bureau, trousses médicales, etc.)
Veiller à la mise à jour en temps réel du Livre d'Inventaire du bureau et coordonner le contrôle physique annuel de l'ensemble des équipements avant la transmission à l'Unité des rapports financiers et de la Comptabilité au Siège de l'UNESCO;
Point focal de l'unité administrative à travers le rôle de certifying officer dans le processus de préparation des missions de service pour l'ensemble du personnel du bureau (certifier la demande de voyage, valider l'achat des billets d'avion, maintenir à jour les données sur les agences de voyage, générer les ordres de mission et préparer les paiements des frais de mission en veillant aux aspects sécuritaires, etc.)
Back up de l'unité administrative (en l'absence du staff dédié à cette tâche) pour toutes les démarches administratives en relation avec l'Administration Publique du pays hôte (immatriculations, dédouanements, visas, franchises, etc.)
Finances et budget
Procéder à l'enregistrement comptable des factures et paiements dans l'outil de gestion IRIS en veillant à la conformité des transactions;
Assister à la préparation des différents rapports financiers à produire par l'Unité Administrative sur les programmes et les projets extrabudgétaires à travers les différents outils de gestion (IRIS, etc.)
Procéder à l'enregistrement de données, savoir identifier les anomalies et apporter des corrections non-complexes dans le système (IRIS, etc.).
COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)
- Responsabilité (F)
- Communication (F)
- Innovation (F)
- Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)
- Planification et organisation (F)
- Culture du résultat (F)
- Travail en équipe (F)
- Professionnalisme (F)
Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO.
QUALIFICATIONS REQUISES
Education
- Diplôme d'études secondaires techniques ou professionnelles dans le domaine du secrétariat,comptabilité, ressources humaines, soutien administratif ou tout autre domaine connexe.
Expérience professionnelle
- Minimum 3 (trois) ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la gestion des ressources humaines, l'administration ou tout autre domaine d'expertise lié au poste
Savoir-faire et compétences
- Excellent sens de l'analyse et du contrôle
- Capacité rédactionnelle d'un très bon niveau (aptitude à rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus avec un minimum de supervision)
- Sens de la confidentialité, discrétion, fiabiité professionnelle et facilité à travailler dans un environnement multiculturel
- Très bonne connaissance des outils informatiques standards (Word, Excel, Powerpoint, etc.)
- Sens aigu de l'organisation, de la planification et de la gestion des priorités
Langues
- Excellente maîtrise du français (parlé, lu et écrit) et bonne connaissance de l'anglais
QUALIFICATIONS SOUHAITEES
Education
- Formation/certification dans le domaine de l'administration, secrétariat/soutien administratif
Expérience professionnelle
- Expérience professionnelle pertinente dans une unité administrative
- Expérience professionnelle dans une agence du Système des Nations Unies ou une autre structure ouorganisation internationale
Savoir-faire et compétences
- Connaissance des logiciels de gestion de type ERP (SAP, etc.)
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.
L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences.
L'UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats.
Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.
Lien : https://career2.successfactors.eu/careers?company=unesco
